Opis stanowiska
Zakres obowiązków:
Obsługa recepcji i administracja biura
- Profesjonalna obsługa recepcji: witanie gości, pracowników i kontrahentów oraz kierowanie ich do odpowiednich osób.
- Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej oraz kurierskiej).
- Zarządzanie rezerwacją sal konferencyjnych oraz dbanie o przygotowanie przestrzeni na spotkania.
- Nadzór nad zaopatrzeniem biura (materiały biurowe, artykuły kuchenne) oraz obsługa zamówień.
- Utrzymywanie porządku w recepcji i przestrzeniach wspólnych, bieżąca współpraca z firmami serwisowymi (sprzątanie, serwis techniczny, catering).
- Prowadzenie drobnych rozliczeń gotówkowych (petty cash).
- Wydawanie i ewidencja kart dostępu, współpraca w zakresie bezpieczeństwa biura.
- Kontakt z firmami – Panie sprzątające, serwisy urządzeń kuchennych, zgłaszanie napraw
Wsparcie dla Asystentki Zarządu
- Pomoc w prowadzeniu kalendarza Zarządu: koordynacja spotkań, przypomnienia, rezerwacje.
- Organizacja podróży służbowych: bilety, hotele, transport, rozliczenia delegacji.
- Wsparcie w obiegu dokumentów pomiędzy działami, archiwizacja i digitalizacja dokumentacji.
- Monitorowanie terminów płatności, współpraca z księgowością i administracją.
- Wsparcie w organizacji wydarzeń firmowych, szkoleń i spotkań integracyjnych.
- Realizacja zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd lub Asystentkę Zarządu (np. research, analizy, zestawienia).
- Współpraca z działem HR przy onboardingu nowych pracowników (powitanie, przygotowanie stanowiska, przekazanie materiałów).
- Wsparcie w działaniach marketingowych i PR (np. wysyłka materiałów promocyjnych, paczek dla partnerów).
Praca od 1 stycznia 2026
Wymagania
- Wysoka kultura osobista i umiejętność budowania pozytywnych relacji.
- Bardzo dobra organizacja pracy i wielozadaniowość.
- Znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz sprawne korzystanie z narzędzi biurowych.
- Komunikatywność, samodzielność i dyskrecja.
- Mile widziane doświadczenie w pracy na recepcji lub w roli asystenckiej.
- Znajomość języka angielskiego.
- Praca w trybie stacjonarnym od poniedziałki do piątku.
Oferujemy
- Stabilne zatrudnienie w szybko rozwijającej się firmie, osiągającej znaczące sukcesy komercyjne
- Dofinansowanie do opieki medycznej;
- Dofinansowanie do karty sportowej;
- Dofinansowanie do ubezpieczenia grupowego;
- 50% zniżki na wszystkie produkty Health Labs Care;